Truyền thông nội bộ trong chiến lược của doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ được hiểu là việc sử dụng có kế hoạch các hành động ảnh hưởng đến hiểu biết, thái độ và hành vi của nhân viên trong doanh nghiệp.

Vai trò

- Cutlip đã định nghĩa rằng: “Mục tiêu của truyền thông nội bộ là để xây dựng, thiết lập và duy trì mối quan hệ có lợi giữa tổ chức và nhân viên – người quyết định sự thành công hoặc thất bại của doanh nghiệp”

- Xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp, truyền thông hai chiều với nhóm công chúng bên trong tăng cường tính ảnh hưởng của doanh nghiệp đối phó lại với các vấn đề và khủng hoảng.

- PR nội bộ tốt tạo ra thiện chí, có lợi cho công việc chung

Truyền thông đa chiều giữa các cấp độ nhân viên cao cấp, nhân viên tầm trung và cấp dưới giúp họ hiểu biết việc gì đang diễn ra trong nội bộ, làm họ tin tưởng vào lãnh đạo và tự tin khi làm việc. Khi một nhà tuyển dụng làm nhân viên mình vui thích, trung thành và có cảm giác an toàn, đồng thời giúp nhân viên hiểu được vị trí, vai trò của họ trong tiến trình công việc chung, họ sẽ thoải mái chia sẻ ý tưởng với đồng nghiệp để thực hiện công việc tốt hơn nữa và trở thành “đại sứ thiện chí của tổ chức” đối với những nhóm công chúng ngoài tổ chức. 

- Là một phần trong chức năng truyền thông của tổ chức, doanh nghiệp

Các kênh truyền thông nội bộ

a. Tạp chí nội bộ
 Xuất bản định kỳ, chỉ cần ít trang, đề cập đến những chính sách, hoạt động đang diễn ra trong doanh nghiệp, là kênh để nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ.

b. Mạng nội bộ
Mạng nội bộ giúp nhân viên trao đổi thông tin và nhận phản hồi nhanh. Bản tin nội bộ có thể gửi qua mạng nội bộ một cách nhanh chóng. Mạng nội bộ còn có thể lưu giữ các tài liệu doanh nghiệp thông qua một môi trường truyền thông tương tác.

c. Bản tin điện tử
Là phương tiện truyền thông thông qua mạng nội bộ và email, có mục đích cũng giống như tạp chí nội bộ nhưng nhấn mạnh tới người đọc để họ dễ dàng tiếp cận với tin tức của doanh nghiệp.

d. Giao tiếp trực tiếp
Thông qua hình thức nhóm họp hay các hội nghị quản lý có thể giải đáp các thắc mắc của nhân viên cũng như truyền tải các thông điệp kinh doanh quan trọng đến họ.

e. Bảng tin
Là một vật dụng không thể thiếu trong mỗi văn phòng. Bảng tin cung cấp các thông tin về sự kiện, lịch họp hay các quy định chính sách của doanh nghiệp.  

Nhân tố ảnh hưởng

Nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông nội bộ là tiếp thị nội bộ.

Tiếp thị nội bộ coi nhân viên là “khách hàng” cần được đáp ứng các nhu cầu và mong muốn. Họ là người nắm giữ các giá trị thương hiệu và truyền tải chúng đến khách hàng thực sự của mình.

Tiếp thị nội bộ liên quan đến việc thuyết phục, hay “bán” ý tưởng của mình đến với nhân viên sử dụng các kỹ thuật truyền thông nhằm phục vụ cho lợi ích của doanh nghiệp.

Biện pháp truyền thông nội bộ hiệu quả

a. Chương trình cổ phiếu ưu đãi
- Chương trình quyền chọn mua cổ phiếu (Employee Stock Purchase Plan – ESPP) và chương trình thực hiện quyền sở hữu cổ phiếu (Employee Stock Ownership Plan – ESOP) là những cách thức mà các công ty cổ phần thường dùng để thu hút tuyển dụng nhân sự của mình. Theo đó, những nhân viên của công ty tùy theo năng lực cống hiến, kinh nghiệm, trình độ sẽ được trao tương ứng quyền sở hữu cổ phiếu của công ty mình làm việc dưới hình thức thưởng hoặc mua ưu đãi.

- Các hình thức của ưu đãi cổ phiếu là phát hành cổ phiếu giá thấp cho nhân viên hoặc nhân viên vay tiền để góp vốn hoặc mua cổ phiếu của công ty.

b. Chính sách phúc lợi
Các chế độ phúc lợi như bảo hiểm, các giá trị vật chất cũng như các hoạt động mang tính động viên tinh thần nhân viên như tham quan, dã ngoại, sinh hoạt tập thể không những khơi dậy niềm hưng phấn trong công việc của nhân viên mà còn là dịp để gắn bó quan hệ, nâng cao tinh thần đồng đội của các nhân viên trong công ty.

c. Môi trường việc làm:

- Môi trường làm việc tốt tạo ra động lực quan trọng để khai thác tối đa hiệu quả làm việc của nhân viên. Tạo lập một môi trường làm việc tiên tiến không chỉ là việc sắp xếp không gian và điều kiện làm việc hợp lý mà còn là việc tổ chức quy chế, cách thức chỉ đạo trong công việc sao cho nhân viên phát huy hết năng lực của mình.

- Môi trường làm việc còn bao gồm danh tiếng và văn hóa công ty.

- Thực hiện tiếp thị nội bộ tốt sẽ mang lại cho công ty những lợi thế lớn về quản trị nhân sự. Tuy nhiên, đó không phải là tất cả để giải quyết vấn đề công ty. Tiếp thị nội bộ chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi được thực hiện trong mối tương quan tốt với các biện pháp quản trị của công ty.

Tuyển dụng nhân sự